Herken je dit?
Families, vriendengroepen en verenigingen boeken je groepsaccommodatie voor een weekend of een week, soms een jaar vooruit. De helft komt via een groepsplatform, de rest belt of mailt na een tip van een eerdere gast. Elk gesprek begint met dezelfde vraag: welke weekenden zijn nog vrij?
Waar je bij een groepsaccommodatie op let
Weekenden zijn de valuta
Bij groepen gaat het om weekenden en feestdagen: Hemelvaart, Pinksteren, de herfstvakantie. Die zijn schaars en worden ver vooruit geboekt. Met de deelbare kalenderlink laat je groepen zelf zien wat vrij is, zodat het gesprek meteen over een concrete datum gaat.
Opties en aanbetalingen
Groepen willen vaak even overleggen. Geef een optie van een paar dagen en zet die als blokkade met notitie in Kalenza, zodat je het weekend niet ondertussen aan een ander geeft. Vervalt de optie, dan haal je de blokkade weg.
Groepsplatforms en iCal
Sommige groepsplatforms werken met iCal, andere niet. Koppel wat kan; voer de rest zelf in. Zie meerdere platforms koppelen.
Regels en veiligheid
Voor nachtverblijf aan grotere groepen gelden vaak eisen voor brandveiligheid (melding of gebruiksvergunning) en toeristenbelasting per persoon per nacht. Houd per boeking het aantal personen bij; dat heb je voor de aangifte nodig.
Voorbeeldopzet van je kalender
| Wat | Waar je het zet | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Boeking via groepsplatform | Via iCal of zelf invoeren | Overal dicht |
| Telefonische boeking | Eigen boeking met aantal personen | Overal dicht |
| Optie voor een groep | Blokkade met notitie en einddatum | Overal dicht tot je de optie weghaalt |
| Eigen gebruik of onderhoud | Blokkade | Overal dicht |
| Welke weekenden zijn vrij? | Deelbare link in je mail of op je site | Groepen kijken zelf |
Zo gebruikt een groepsverhuurder het
Voorbeeld
Groepshuis De Uitkijk, Veluwe
Henk verhuurt een groepshuis voor twintig personen. Aanvragen komen via een groepsplatform en via de website. In zijn antwoordmail staat standaard de deelbare kalenderlink, en elke optie zet hij als blokkade met de datum waarop hij vervalt. Het aantal personen per boeking staat in de notitie; in januari is de aangifte toeristenbelasting daardoor een half uur werk.
Dit voorbeeld is illustratief; de opzet is voor elke groepsaccommodatie met één eenheid hetzelfde.
Zo start je
- Maak een gratis account en voeg je groepsaccommodatie toe.
- Zet bestaande boekingen en opties erin, met aantal personen.
- Koppel platforms die iCal ondersteunen.
- Zet de deelbare link in je standaardmail en de widget op je website.
Meer nodig?
Wil je opties automatisch laten vervallen, aanbetalingen innen en facturen versturen? Dan is Bookedin de volgende stap. Vergelijk gratis en betaald.
Veelgestelde vragen
Kan ik een optie zetten in Kalenza?
Zet een blokkade met een notitie en de vervaldatum. Vervalt de optie, dan haal je de blokkade weg. Automatisch vervallen kan met Bookedin.
Kan ik meerdere groepsgebouwen beheren?
Kalenza is voor één accommodatie. Voor meerdere gebouwen kijk je naar Bookedin.
Hoe houd ik het aantal personen bij voor de toeristenbelasting?
Zet het in de notitie van elke boeking. Bij de aangifte tel je nachten maal personen op.