Waarom het verplicht is
De verplichting staat in het Wetboek van Strafrecht (artikel 438): wie er zijn beroep van maakt nachtverblijf te verschaffen, houdt een doorlopend register bij van zijn gasten. De regel is oud, maar hij wordt door gemeenten actief gebruikt, omdat het register de basis is voor de aangifte toeristenbelasting. Gemeenten als Terschelling en Maastricht noemen de plicht expliciet in hun verordening, en Ameland stelt zelf een register beschikbaar.
Ook als je maar een paar weken per jaar verhuurt, geldt de regel. De gemeente mag het register opvragen bij controles.
Wat er in het nachtregister staat
| Gegeven | Waarom |
|---|---|
| Naam van de gast (hoofdboeker) | Identificatie; gemeenten vragen meestal alleen de hoofdboeker |
| Woonplaats of adres | Bepaalt of toeristenbelasting verschuldigd is: inwoners van de gemeente zijn vaak vrijgesteld |
| Aankomstdatum en vertrekdatum | Het aantal overnachtingen voor de aangifte |
| Aantal personen | Toeristenbelasting is meestal per persoon per nacht; soms met leeftijdsgrens |
| Soort identiteitsbewijs (soms) | Sommige gemeenten vragen dit; controleer je verordening |
Wat er niet in hoeft: geboortedata, nummers van identiteitsbewijzen of kopieën daarvan, tenzij je gemeente dat uitdrukkelijk vraagt. Verzamel niet meer dan nodig; dat vraagt ook de privacywet van je.
Hoe lang bewaar je het
Voor de toeristenbelasting moet je de gegevens kunnen tonen over het belastingjaar waarover je aangifte doet, plus de periode waarin de gemeente nog kan controleren of naheffen. Voor je belastingadministratie geldt in Nederland een bewaarplicht van zeven jaar. Bewaar het register dus zeven jaar, en niet langer dan nodig.
Zo houd je het praktisch bij
- Kies één plek: een spreadsheet, het formulier van je gemeente of een notitie per boeking in je kalender.
- Vul het register in bij aankomst, niet achteraf. De gegevens heb je dan bij de hand uit de boeking of het inchecken.
- Gebruik dezelfde volgorde als je gemeente: naam, woonplaats, aankomst, vertrek, personen.
- Tel per kwartaal of per jaar nachten maal personen op. Dat getal is je aangifte.
- Bewaar een kopie buiten je telefoon, bijvoorbeeld in de cloud.
Platforms en het register
Airbnb en Booking.com geven je bij elke boeking de naam van de hoofdboeker en het aantal gasten; de woonplaats staat vaak in het profiel of vraag je bij het inchecken. Int het platform de toeristenbelasting voor je (zoals Airbnb in Amsterdam), dan blijft het register toch verplicht: het is een aparte plicht, los van wie de belasting afdraagt.
Boekingen van bekenden en directe boekingen staan nergens anders dan bij jou. Zet ze in je kalender als eigen boeking, met de gegevens die het register vraagt.
Veelgestelde vragen
Geldt de plicht ook als ik maar af en toe verhuur?
Ja. Zodra je tegen betaling nachtverblijf aanbiedt, geldt de regel. Gemeenten koppelen hem aan de toeristenbelasting, en die geldt vanaf de eerste betaalde nacht.
Moet ik een kopie van het identiteitsbewijs bewaren?
Nee, tenzij je gemeente dat uitdrukkelijk vraagt. Een kopie bewaren is privacygevoelig; noteer hooguit het soort document.
Is Kalenza een nachtregister?
Nee. Kalenza is een kalender. Met naam, periode en aantal personen per boeking heb je wel de gegevens die je voor het register nodig hebt.
Wat gebeurt er als ik geen register heb?
De gemeente kan je aangifte toeristenbelasting niet controleren en een aanslag op basis van een schatting opleggen. Daarnaast is het niet bijhouden een overtreding.