Waar Excel goed in is
Excel (of Google Spreadsheets) is gratis, je kent het al, en je kunt er alles in kwijt: gastnaam, bedrag, aanbetaling, borg, opmerkingen. Voor het financiële overzicht aan het eind van het jaar is een spreadsheet nog steeds handig. Verhuur je een paar weken per jaar aan bekenden en zit je op geen enkel platform, dan is er weinig reden om te veranderen.
Waar het misgaat
Excel praat niet met Airbnb
Dit is het kernprobleem. Een boeking op Airbnb komt niet in je spreadsheet, en een rij in je spreadsheet blokkeert niets op Booking.com. Jij bent de koppeling, elke keer opnieuw. Vergeet je het één keer, dan heb je een dubbele boeking. Zie dubbele boekingen voorkomen.
Je ziet geen kalender, maar een lijst
Een rij "12-07 t/m 19-07, fam. Jansen" zegt weinig over wat er nog vrij is in juli. Om dat te zien, moet je rekenen. Een kalenderweergave laat het in één blik zien, ook op je telefoon bij de bakker.
Delen is lastig
Je schoonmaker wil weten wanneer er gewisseld wordt. Je partner wil zien of het weekend nog vrij is. Een spreadsheet deel je met alles erin, inclusief bedragen, of niet. Een kalender met een deelbare link toont alleen vrij en bezet.
Fouten zijn onzichtbaar
Een typfout in een datum, een rij die per ongeluk is overschreven: Excel waarschuwt niet. Een kalender laat een overlap direct zien.
Excel naast een verhuurkalender
| Excel of Spreadsheets | Kalenza (gratis) | Bookedin (betaald) | |
|---|---|---|---|
| Boekingen van Airbnb en Booking.com automatisch | Nee | Ja, via iCal | Ja, direct |
| Blokkades naar platforms sturen | Nee | Ja | Ja |
| Kalenderweergave op telefoon | Beperkt | Ja | Ja |
| Delen zonder bedragen te tonen | Nee | Ja, deelbare link | Ja |
| Beschikbaarheid op je website | Nee | Ja, widget | Ja, met online boeken |
| Bedragen, borg en betalingen bijhouden | Ja | Beperkt (notitie) | Ja, met facturen |
| Meerdere accommodaties | Ja | Nee | Ja |
| Kosten | Gratis | Gratis | Betaald |
Kort gezegd: Excel voor de boekhouding, een kalender voor de beschikbaarheid. Veel verhuurders houden beide, en dat is prima.
Overstappen in een uur
- Maak een gratis Kalenza-account en voeg je accommodatie toe.
- Neem je spreadsheet erbij en voer alle toekomstige boekingen in als eigen boeking: aankomst, vertrek, naam, eventueel een notitie. Boekingen die via Airbnb of Booking.com zijn gekomen, sla je over; die komen in de volgende stap automatisch binnen.
- Koppel Airbnb, Booking.com en andere platforms via iCal, in twee richtingen.
- Controleer of de kalender overeenkomt met je spreadsheet. Verschillen zijn meestal boekingen die je in het platform wel, maar in Excel niet had.
- Deel de kalenderlink met je schoonmaker en zet de widget op je website.
- Houd je spreadsheet aan voor de bedragen, of laat hem los als je hem niet meer nodig hebt.
Wanneer je meer wilt dan een kalender
Als je merkt dat je naast de kalender nog steeds facturen tikt, aanbetalingen najaagt en bevestigingsmails schrijft, dan ben je klaar voor een boekingssysteem. Bookedin doet dat: online boeken en betalen, automatische facturen en gastmails, prijzen en seizoenen. Je Kalenza-kalender gaat mee, je spreadsheet mag met pensioen.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn Excel-bestand importeren in Kalenza?
Kalenza heeft geen Excel-import. Toekomstige boekingen voer je handmatig in; dat is voor één accommodatie meestal een kwartier werk. Oude boekingen hoef je niet over te zetten.
Kan ik bedragen bijhouden in Kalenza?
Je kunt een notitie per boeking toevoegen, bijvoorbeeld het bedrag en of de aanbetaling binnen is. Voor echte facturen en betalingen is Bookedin er.
Verlies ik overzicht als ik Excel loslaat?
Integendeel: de kalender toont per maand wat vrij en bezet is, met een kleur per platform. Voor het jaaroverzicht van je inkomsten blijft een spreadsheet handig.
Werkt Kalenza ook als ik geen platforms gebruik?
Ja. Dan is Kalenza je kalender met widget en deelbare link, en vervangt hij het tabblad "beschikbaarheid" in je spreadsheet.