Wat is iCal? Uitleg voor verhuurders

iCal in één alinea

iCal (officieel iCalendar) is een standaard voor het uitwisselen van agenda-informatie. Een iCal-bestand heeft de extensie .ics en bevat een lijst afspraken met een begin- en einddatum. Google Agenda, Apple Agenda, Outlook, Airbnb, Booking.com, Vrbo: ze kunnen allemaal zo'n bestand maken en lezen. Daardoor kunnen kalenders van verschillende makers toch met elkaar samenwerken.

Voor verhuurders is het belangrijkste woord "link". Je krijgt van een platform geen bestand dat je downloadt, maar een webadres dat altijd de actuele versie van het bestand teruggeeft. Wie die link in zijn kalender zet, ziet elke keer dat de kalender ververst de laatste stand.

Wat er in een iCal-link zit, en wat niet

Dat iCal zo weinig bevat, is een voordeel. Je deelt met een platform alleen wanneer je bezet bent, niet wie er komt of wat die betaalt. Het maakt iCal ook ongeschikt als boekingssysteem: het is een beschikbaarheidsstandaard, niets meer.

Exporteren en importeren

Elke koppeling heeft twee kanten. Exporteren betekent dat een kalender een link maakt waarmee anderen zijn boekingen kunnen lezen. Importeren betekent dat een kalender een link van een ander inleest en die boekingen toont. Wil je dat twee kalenders elkaar volledig kennen, dan moeten beide exporteren én importeren.

In de praktijk: Airbnb exporteert een link, die je in Kalenza importeert. Kalenza exporteert een link, die je in Airbnb importeert. Vanaf dat moment ziet Airbnb je andere boekingen en ziet Kalenza je Airbnb-boekingen. Stap voor stap staat het bij Airbnb koppelen.

Waarom iCal niet live is

Een iCal-link werkt als een krant die je ophaalt, niet als een telefoontje dat je krijgt. De importerende kalender bepaalt hoe vaak hij de link opnieuw ophaalt: Kalenza doet dat meerdere keren per uur, Airbnb en Booking.com een paar keer per dag, Google Agenda soms maar één keer per dag. Tussen twee keer ophalen weet de kalender niets van nieuwe boekingen.

Daarom hoor je dat iCal "achterloopt". Dat is geen fout, het is hoe de standaard werkt. Wat je ertegen doet, lees je bij iCal loopt achter.

Is een iCal-link veilig?

Een iCal-link is een geheime link: iedereen die hem heeft, kan de boekingsdata lezen. Er zit geen wachtwoord op. Behandel hem dus als een sleutel. Deel hem alleen met platforms en systemen die hem nodig hebben, plak hem niet in een groepsapp, en vraag een nieuwe link aan als je denkt dat hij is uitgelekt. Omdat er geen gastgegevens in zitten, is de schade bij een lek beperkt tot inzicht in wanneer je bezet bent.

Hoe Kalenza iCal gebruikt

• Kalenza importeert de iCal-links van je platforms en toont alle boekingen in één kalender, met een kleur per platform.
• Kalenza exporteert één link met alles wat bij jou bezet is: boekingen van alle platforms, je eigen boekingen en je blokkades.
• Kalenza stuurt een boeking nooit terug naar het platform waar hij vandaan komt, zodat er geen dubbele blokkades ontstaan.
• Kalenza controleert je links meerdere keren per uur en waarschuwt als een link niet meer werkt.

Veelgestelde vragen