Wanneer je hem stuurt
Drie dagen voor aankomst is het beste moment: dichtbij genoeg om te worden gelezen, ver genoeg om vragen te beantwoorden. Stuur hem via het platform als de gast daar heeft geboekt (dan is hij bewaard bij de boeking) en per mail of WhatsApp bij directe boekingen. Op de dag van aankomst stuur je alleen een kort berichtje: "het huis is klaar, tot vanmiddag".
Wat erin moet
- Adres en route, inclusief wat een navigatie fout doet ("de inrit is vóór het bord, niet erna").
- Inchecktijd en wat te doen bij vroege of late aankomst.
- Sleutel: waar hij ligt, de code van het kastje of het slimme slot, en wat te doen als het niet werkt.
- Parkeren: waar wel, waar niet, en of er een vergunning of kaart nodig is.
- Wifi: netwerknaam en wachtwoord.
- Het huis in vijf regels: verwarming, warm water, afval, vaatwasser, waar de zekeringkast zit.
- Je telefoonnummer en wanneer je bereikbaar bent, plus een nummer voor echte nood.
- Uitchecken: tijd en de drie dingen die je vraagt bij vertrek.
Voorbeeld
Voorbeeld check-in-bericht
Huisje aan Zee, Duinweg 12, Egmond aan Zee
Hoi Sanne, over drie dagen ben je welkom in Huisje aan Zee. Adres: Duinweg 12, Egmond aan Zee; de inrit is vóór het blauwe bord. Inchecken kan vanaf 15.00 uur. De sleutel ligt in het kastje naast de voordeur, code 4712. Parkeren kan op de oprit voor één auto; een tweede auto kan op het parkeerterrein aan de Zeeweg (gratis). Wifi: HuisjeAanZee, wachtwoord duinen2026. De thermostaat hangt in de gang; warm water komt uit de boiler in de badkamer en is er altijd. Afval gaat in de groene container naast het huis. Vragen? Bel of app me op 06 1234 5678, tussen 8.00 en 22.00 uur. Uitchecken is zondag vóór 10.00 uur: vaatwasser aan, afval in de container, sleutel terug in het kastje. Goede reis, Anna.
Dit voorbeeld is fictief. Pas de details aan en houd de volgorde: eerst aankomen, dan binnenkomen, dan het huis, dan vertrek.
Vijf tips
- Eén bericht, niet drie. Alles wat de gast nodig heeft staat in dezelfde tekst.
- Wissel de code van het sleutelkastje regelmatig en zet de actuele code in de notitie van de boeking in je kalender.
- Voeg een foto toe van de voordeur en het sleutelkastje. Dat scheelt de meeste telefoontjes in het donker.
- Schrijf in het Engels of Duits als de gast dat is. Een korte vertaling is beter dan een lange Nederlandse tekst.
- Zet de uitgebreide informatie (restaurants, strand, fietsverhuur) in het welkomstboek in het huis, niet in de mail.
Veelgestelde vragen
Stuur ik de instructies via het platform of per mail?
Via het platform als de gast daar boekte; dan zijn ze bewaard bij de boeking. Bij directe boekingen per mail of WhatsApp.
Wat als de gast niet reageert?
Bel de dag voor aankomst kort. De meeste gasten hebben het bericht wel gelezen maar niet beantwoord.
Kan ik dit automatiseren?
Platforms hebben opgeslagen berichten en soms automatische verzending. Bevestigings- en aankomstmails volledig automatisch versturen doet Bookedin.