Begin bij je voorwaarden
Elke annulering wordt afgehandeld volgens de voorwaarden die golden bij het boeken. Op de platforms kies je die vooraf (bijvoorbeeld flexibel, gematigd of streng bij Airbnb; gratis annuleren tot een bepaalde datum bij Booking.com). Bij directe boekingen zijn het jouw eigen voorwaarden, die je in de bevestiging hebt gezet. Heb je die niet, dan is het onderhandelen.
Wat er per platform gebeurt
| Kanaal | Wat er gebeurt met de kalender | Wat jij doet |
|---|---|---|
| Airbnb | De dagen komen automatisch vrij; via iCal ziet Kalenza dat bij de volgende synchronisatie | Controleer of de dagen ook op Booking.com weer open staan |
| Booking.com | De dagen komen automatisch vrij in het extranet en in de iCal-link | Controleer je kalender; verwerk eventuele no-show-kosten |
| Vrbo en Natuurhuisje | Dagen komen vrij na jouw bevestiging van de annulering | Bevestig snel, anders blijft de week dicht |
| Directe boeking | Niets gebeurt vanzelf | Verwijder de boeking in Kalenza; de dagen gaan automatisch overal open |
De laatste regel is de belangrijkste. Bij een directe boeking ben jij het systeem: verwijder je de boeking niet, dan blijft de week overal dicht.
Stappenplan bij een annulering
- Bevestig de annulering aan de gast, kort en vriendelijk, met wat er wordt terugbetaald volgens de voorwaarden.
- Controleer in Kalenza of de dagen weer open staan. Bij een directe boeking verwijder je hem zelf.
- Controleer na een paar uur of de dagen op alle platforms open staan.
- Zet de vrijgekomen periode in de etalage: een bericht in je nieuwsbrief, op social media, of een tijdelijke korting op het platform. Lastminute-gasten zoeken juist naar zulke gaten.
- Noteer de annulering met reden. Zie je een patroon (veel annuleringen in een bepaalde periode), pas dan je voorwaarden aan.
Als jij moet annuleren
Soms moet je zelf annuleren: een lekkage, een dubbele boeking, een sterfgeval. Bel de gast persoonlijk, leg uit wat er is, bied een alternatief (andere datum, hulp bij het vinden van een ander huis) en annuleer daarna via het platform. Platforms rekenen kosten of laten een annulering meetellen in je score; dat is de prijs. Hoe je de vaakst voorkomende oorzaak vermijdt, lees je bij dubbele boekingen voorkomen.
Veelgestelde vragen
Hoe snel staat een geannuleerde week weer open op de andere platforms?
Zodra de boeking uit Kalenza is (automatisch via iCal, of door jou verwijderd), halen de platforms de kalender bij hun volgende synchronisatie op. Reken op een paar uur.
Moet ik een aanbetaling terugbetalen?
Dat hangt af van je voorwaarden. Zet ze in de bevestiging van elke directe boeking, dan is er geen discussie.
Wat is een no-show?
Een gast die niet komt zonder te annuleren. Booking.com laat je die melden, zodat je geen commissie betaalt. Blokkeer de dagen niet opnieuw; ze komen vanzelf vrij.